下面是小编为大家整理的项目经理如何有效地进行项目沟通,供大家参考。
项目经理如何有效地进行项目沟通
项目沟通的重要性
项目沟通很重要，不仅因为要一直让项目干系人适当地了解项目的状态、进度和影响 —— 这个原因大家都知道，还因为项目沟通是整个项目成功与否的关键决定因素。为什么是这样? ? 主要原因有以下几点。
管理期望
我们会在下一章更详细地讨论管理期望，不过现在我们要说，沟通的质量和效率会大大地影响项目干系人对项目和你的领导角色的认知。
管理项目团队你的沟通能力是影响你管理和领导核心项目团队的主要因素。
减少冲突在项目实施过程中，由于习惯时间、资金因素、资源限制的影响，很难减少一些不必要的冲突。这些冲突通常是由错误的认知、信息不足或不存在的问题等因素造成的。归根结底都是沟通不力造成的。
优点每个可靠的项目经理都知道，在几乎所有的项目中，他们都会用到两种技能，即组织和沟通。在这两个方面，尤其是在项目沟通上，如果做得好，可以弥补其他所有的不足。
为什么沟通不易
在学习关键原则和最佳技巧之前，我们一定要先理解为什么不能把沟通看作理所当然的事情。一方面，我们本来就知道，影响沟通过程的因素有很多，主要因为我们无 时无刻不在沟通。另一方面，我们当中有很多人似乎不会根据实际情况采用不同的方式去沟通。
沟通的目的在于信息接收者完全理解了信息发送者的意思，也就是说引发的认知等同于想要传递的信息。听起来很简单，对吧? ? 不过，要实现这个简单的目标却要面对很多的困难。
无论要传达什么信息，为了达到有效沟通的效果，必须消除两个主要障碍。首先，我们必须与接受者建立联系，也就是说，我们必须让他们接受信息。能否做到这一点，取决于接收者当前的状态( ( 身体状态、心理状态) ) 、通信环境中的其他条件( ( 噪音) ) 以及接收者专心听信息的能力。其次，在接 受者实际接收到信息后，他们根据自己过去的经验、假设、期望、文化影响、价值观和信仰，在头脑中对信息进行一层一层的过滤。接下来，即使这两个主要障碍消除后，信息保持基本不变，接受者解读信息的能力也会受到其自然学习风格( ( 如听觉、视觉和动觉) ) 的影响。如果你这样认为，我真的怀疑我们是否清楚地传达了任何信息。
那为什么要谈到这些呢? ? 原因有 3 3 个。
(1) 作为发送信息的人，要意识到成功地传达信息是很重要的，不能想当然。
(2) 作为接收信息的人，要意识到什么因素影响你准确地“ 理解 ”( 或者听到) ) 信息发送者要传达的信息。
(3) 最重要的是，它帮助你排除主观因素的干扰。很多人在交流的过程中夹杂主观想法。如果第一次没看懂，不要觉得是自己的错。正如我们前面提到的，有许多挑战需要克服。你越能做到不先入为主，专心理解，你的沟通能力就越强。
7 7 项有效原则
我们来看看大多数高效的项目沟通者都会用到的 7 7 项关键原则。
(1) 计划沟通。像项目管理的其他方面一样，您应该计划项目沟通的过程。沟通的目的是确保所有参与的项目干系人都能在需要时获得履行职责所需的信息。影响沟通计划和项目沟通要求的主要因素如下。
项目发起方的组织结构。
项目干系人分 析的结果。
报告关系。
项目涉及的职能领域。
参与项目的人数。
项目干系人所在的地方。
每位项目干系人的信息需求。
项目团队成员的经验级别。
技术可得性。
信息需求的紧急性和需要的频率。
想要的项目沟通形式。
项目的预期时长。
项目在组织层面的风险级别。
对终端消费者的预期变更影响。
组织文化。
所需的外部沟通级别。
采购合同。
法律顾问提出的限制。
确定项目的具体沟通需求后，必须完成以下两件事。
在项目沟通管理计划中记录这些信息。
确保将所有正式的项目沟通( ( 以及实现沟通要完成的工作) )都包含在 S WBS 和 项目进度计划中。
(2) 记住基本方法
最有效的 3 3 种沟通方法也是最简单的。为什么这些方法会有效呢? ? 因为它们能起作用，但是很多人却没有这么做，因此对比是非常明显的。
优先处理：
项目沟通不要走捷径; ; 尊重项目干系人。
表现出风度: : 有礼貌，表示欣赏和感激。
信守诺言: : 如果你说你想做什么，就去做。
(3) 沟通的 5 5 个 个 C C
在计划或执行项目沟通的时候，要牢记 5 5个 个 C C 。
清楚 (Clear) ：说明主题; ; 围绕主题; ; 帮助接收者理解信息; ;恰当地使用术语。
简洁 (Concise) ：抓住重点; ; 不让信息漫无边际。
礼貌 (Courteous) ：讲礼貌，注意语调。
一贯 (Consistent) ：使用恰当的语调和媒介传递想要传递的信息; ; 所有信息要素都应传达一样的信息。
令人信服 (Compelling) ：让他们有理由去注意。
(4) 确保你明白，如果你想有效沟通，你必须有这样的观念。主要包括以下几个方面。
投入精力、耐心和决心，确保别人清楚地理解你。
采用有效的聆听技巧，确保自己清楚地理解了别人要传达的意思。
采用最适合受众的传播媒介。要灵活。
调整沟通的内容来最大限度地满足每个目标听众( ( 项目团队、客户、高级管理 层以及/ / 或人事管理层) ) 的信息需求。
要重视。注意反馈信息。如果所做的事情没有效果，要乐意去调整。
不要假设别人明白了，要不断地讲清楚、提问题、确认。在所有沟通中要注重从他人的角度来看问题。
(5) 建立各方关系。有效的沟通者知道，人与人之间的桥梁是建立在信任、善意和人际关系之上的。愿意花时间与关键的项目干系人建立一对一的关系，尤其是在项目的早期阶段。此外，重视关系有助于建立开放、诚信的环境，更有利于处理项目问题。
(6) 前瞻性。这是另一个关键的思想和方法原则。阻碍项目沟通的因素有意料之外的、怀疑的 、不确定的。通过传播计划让目标受众了解，并保持一致。预测额外的信息需求。永远不要让项目涉众感到困惑或先来找你。
(7) 有人就有 “ 政治 ” 另一种说法就是 “ 别太天真 ” 。高效的沟通者都理解和领悟了项目环境的 “ 政治性 ” 。他们会提前理解沟通的 “ 政治意味 ” ，会在传递信息之前先从别的角度来看一看。
高效项目沟通者的最佳方法
为了更好地理解这些沟通原则，提高你的沟通技巧，让我们来学习高效项目沟通者常用的最佳方法。我们将学习全面的沟通管理、状态报告、主持会议、人际交往技巧以及常用沟通媒体的最佳使用。
首先，我们 来学习集成项目沟通管理的最佳方法。
指定主力队员
为了保证项目沟通的质量和一贯性，一定要指定具体的团队成员来负责正式的项目沟通。在大多数项目中，你( ( 项目经理) ) 会扮演沟通的主要角色。不过，在大型项目中，你可能要将某些沟通事项或者与目标项目干系人沟通的任务委派给其他人来做。这可能包括同公司的相关部门密切合作，比如人力资源部、市场部和/ / 或公司通信部等。
利用你的优势。虽然你总是使用许多沟通方法和媒体，但你应该充分利用你的沟通优势。这些其他方法仅用于支持这些优势。
进行项目干系人分析
沟通计划中包含了项 目干系人分析。这项分析应弄清楚每个项目干系人的需求和动机。此外，根据这些评估来确认，要采用哪种类型的项目沟通才能恰当地支持每个项目干系人以及管理他们的期望。
使用推拉策略
高效的项目沟通者会使用推( ( 传送) ) 和拉( ( 提供) ) 这两种沟通方法。随着中央项目储存库的出现，拉的方法越来越受欢迎。尽管这种方法在处理项目干系人随时需要的信息时非常好使，但是重要的、紧急的项目沟通最好不要依靠它。遇到重要的、紧急的项目沟通时，一定要直接发送( ( 推) ) 给目标项目干系人。此外，如果你在使用团队协作技术( ( 比如 Sharepoint) ，就可以同时使用推和拉的方法。可以让项目干系人订阅相关提醒，以便在某项产品更新的时候自动通知他们( ( 推) ) 。提醒的消息包含了一个链接，项目干系人可以通过链接来访问目标产品( ( 拉) ) 。
让事情简单一些
要想在项目干系人那里拿高分，就要让他们很容易就理解你发给他们的东西( ( 提供概要) ) 或者让他们做的事情( ( 提供背景和目标) ) 。不要让他们去找任何东西( ( 包括沟通的参考事项) ) 。你的项目干系人整天为很多任务和重要事项忙得团团转，困惑和不确定会令他们不痛快。如果你能努力去让他们迅速理解你发过去的东西或者你让他们去做的事情，他们一定会心存感激，这样 也会提升你在整个项目中的价值。
保持信息畅通很多高效的项目沟通者推荐一个简单却有效的方法，那就是确保合适的人得到合适的信息，这样他们才能很好的发挥自己的作用。在许多组织中，各
个小组之间的信息流动不是很好。一个高效的项目经理会发现信息流不通畅的地方，起到促进信息流的作用。
认真对待沟通决策
在做沟通决策时，要考虑各方关系、信息内容以及可用媒介。总的来说，不同的沟通方法适合不同的情况，高效的沟通者都会做出明智的选择。
确保技术的可用性，加强用户培训。我们必须确保用于特定通信的技术能够正常工作，并且相 关的项目涉众知道如何正确使用这些技术。
沟通方法
现在比以前有更多的沟通媒介可供项目使用。为了管理好项目沟通，你要了解每种方法的长处和局限性，这样你就能针对不同关系的目标受众和不同的信息内容来选择最合适的媒介。选对了就有助于提高项目生产能力，促进开放的沟通交流，同项目干系人建立更稳固的关系; ; 选错了就会引发错误的认知，造成迷惑，还会影响与项目干系人之间的关系。
为了帮助你做好沟通决策，我们来学习一些常见的沟通方法，了解它们的最佳用途和重要说明。表 17- -1 1 将这些内容汇总到了一起。
状态报告
高效项目沟通者状态报 告的最佳方法包括以下几个方面。
前后一致
按照项目沟通计划定期提供前后一致的进度状态报告。
目标报告恰当地向目标项目干系人提供了详细的信息。
使用项目符号
使用项目符号的方式来总结主要事实; ; 尽量简短; ; 让阅读的人能迅速了解项目的状态。
采用视觉的方式
因为大多数人对看到的东西都了解得快而且大部分高级管理层要迅速了解项目状态和/ / 或项目问题，所以要尽量采用视觉的形式来提供信息。
使用颜色编码。如果组织不确定，为关键项目度量和关键成功因素设置三个级别。每个级别对应一种信号颜色，即绿色、黄色或红色。在状态 报告中，这些颜色用于指示每个关键项目的测量状态，以便高级管理层可以快速阅读和了解项目的状态。
例外方法使用状态报告的主要部分( ( 第一部分) ) 来强调项目计划中的例外或偏差。然后在附录中附上详细信息。以这种格式提供的状态报告可以满足大多数甚至所有关键项目干系人的需求。
会议
高效项目沟通者主持会议的最佳技巧包括以下几个方面。
了解你的计划
确定会议的整体目标和具体目标; ; 请对人; ;合理组织会议; ; 明确参与会议的人需要做什么准备，以使会议开得有价值。
公布议程
如果可以的话，提前公布会议的议程。不管怎么样 ，一定要在会议开始时说明议程，看是否需要做出调整。
推进会议
主持会议。说明并设定会议背景; ; 提前说明会议的基本原则; ; 让每个人都参与进来; ; 保持会议顺畅; ; 请求反馈; ; 总结要点; ; 寻求一致。
不跑题
让会议围绕主题进行; ; 设定有时间限制( ( 限时) ) 的议程事项; ; 不要试图在会议中解决问题，而是安排下一次会议。
记笔记。指定人员记录会议决定和业务事项。
会议结束会议结束前，回顾所有运营事项( ( 包括负责人和目标完成时间) ) ，总结会议结果，安排必要的后续会议并感谢与会者的时间和积极参与。
公布会议记录。尽量在会后 4 24 小 时内将会议纪要公布( ( 发布) ) 给与会人员和相关团体。如果有些事情要由没来参加会议的人来做，在发表会议记录之前要征得他们的同意，或者指出没有征求他们意见的事项。
人际关系技巧
这一组最佳技巧可能是最重要的，因为它们会影响你所有项目沟通的质量，不管是正式的沟通还是项目团队和项目干系人之间的日常人际沟通。下面列出高效的沟通者常用的主要人际关系技巧。
带着目的去听。
态度谦虚。
想好再回应。
从别人的角度看。
不主观臆断。
对别人感兴趣。
试着弄清楚他们在做什么，为什么这么做，他们遇到了什么困难。
在回应之前先确 认自己了解了。
对他们付出的时间和做出的贡献表示感谢。
通过提问来确认并加深你的理解。
总结对方说过的话。
让人们觉得你在听。
注重建立各方关系。
控制好你的情绪。
不要觉得别人的负面回应是针对你的，大多数情况下不是这样。
如果可以，尽量避免打断别人。
确认别人理解了你的意思。
避免在措辞和语气上向其他群体表达你的判断、内疚或做错事。
小结：
现在，你应该充分理解了以下几个方面：
有效的沟通对于管理认知、期望、项目团队、减少冲突和克服项目管理的其他不足非常重要。
有效沟通的 5 5 个 个 C C 是清楚 (Clear) 、简洁 (Concise) 、礼貌 (Courteous) 、一贯 (Consistent) 及令人信服(Compelling) 。
最重要的沟通技巧是聆听。
三个最有效也是最简单的沟通技巧是: : 关注、展现风度、信守诺言。
有效沟通最关键的态度就是保证理解。
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