客户问题处理及通报机制

发布时间:2022-07-02 11:35:12

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客户问题处理及通报机制

 

 客 户 问 题 处 理 及 通 报 机 制

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 版本编号 1.0.0 相关文档

 作者 林娇 目前所处阶段 拟稿 最后更新时间 2004 年 7 月 28 日 发布日期 2004 年 7 月 28 日 生效日期 2004 年 7 月 28 日 其它信息

 版本更新摘要 版本号 日期 审阅人 更新摘要 1.0.0 2004.07.07 林娇 拟初稿

 2004.07.27 林娇 根据农里杨意见修改:标题、4.2、3.1.1

 2004.07.28 林娇 根据农里杨意见修改:3.1.2、规范格式

 1. 概述 1.1 编写目的  定义、界定客户问题级别;  明确不同级别客户问题的处理、通报流程与要求,明确问题处理过程中的责权利,提高问题解决的效率;  规范问题解决、汇报、回复的要求,提升客户问题处理的专业化形象,提高客户满意度。

 1.2 适用范围 客户服务中心全体员工 1.3 名词解释 无 1.4 权责规定 制定:客户服务中心总监组 执行:客户服务中心全体员工 监督:客户服务中心经理组 2. 问题界定 问题级别 界定依据 A 级:非常严重  导致客户系统无法正常使用、使客户日常工作运作停顿的问题;  导致客户要求退货、换货、停止使用系统的问题  项目验收前 2 天出现影响验收的问题 B 级:严重  影响客户日常工作,但不致于停顿业务的问题  客户通过书面形式或向上级主管、业务员投诉的问题  项目验收前 1 周出现影响验收的问题 C 级:较严重  非 A、B、D 级的其他问题 D 级:一般  客户反馈的、没有时效性要求的建议性问题 3. 问题处理流程 问题处理流程是当相应问题产生、有效解决问题时应遵循的处理流程。

 3.1 A 、B 、C 级问题处理流程 3.1.1 流程图 A.接收问题C.可调用资源能否解决D.向直接主管提出资源申请E.可调用资源能否解决G.安排解决问题资源H.问题解决F.问题升级L.审核对外解决汇报M.回复客户I.解决情况汇报B.问题通报否是否是G.是否需要回复客户K.填写、提交对外解决汇报是结束否N.整理入库

 3.1.2 流程 描述 A. 接收问题 :每一个客户服务中心员工在日常工作中都会接收到客户问题,这些问题可能由客户直接反馈,也可能通过业务员、售前专员等其它中心员工反馈,中心每位员工不论以何种方式接到客户问题时,必须承担起问题解决的处理、跟进,直至问题交接给另一负责人跟进。

 B. 问题通报:

 :对于 A、B、C 级问题,问题接收人在接收问题、解决问题时,必须对问题进行通报。问题的通报要求参见本机制中“4.问题通报要求”里的相关内容。

 C. 可调用资源能否解决 :问题接收人收到问题后,首先应先判断当前可调用的资源(包括人力、物力、时间等资源)能否解决问题,若接收人可调用的资源可以直接解决问题,则安排相关资源进行问题的解决;若可调用的资源不能解决问题,则接收人必须向直接主管提出资源申请。不论采取何种处理方式,此步骤对各级问题的处理期限要求如下:

 问题级别 处理期限要求 A 级问题 立即、马上处理 B 级问题 12 小时内处理 C 级问题 36 小时内处理 D. 向直接主管 、相关人员 提出资源申请 :对于接收人当前无法解决的问题,接收人必须提出资源申请。若问题接收人清楚解决问题的资源,则可直接向相关人员提出申请,例如申请业务员进行客户关系处理等;若对问题解决的资源不清晰,则可向直接主管提出资源申请。提出方式与顺序建议如下:

 问题级别 通报要求 A 级:非常严重 a. 通过口头向直接主管汇报,包括电话汇报、当面汇报; b. 通过手机短信通报给客户服务中心总监组; c. 通过邮件详细描述问题情况。

 B 级:严重 a. 通过邮件详细描述问题情况; b. 通过口头(电话或当面)向直接主管、相关人员汇报并提请资源。

 c. 通过手机短信通报给客户服务中心总监组。

 C 级:较严重 a. 通过邮件详细描述问题情况; b. 通过口头(电话或当面)向直接主管、相关人员汇报并提请资源。

 描述问题的邮件必须包含以下几部分内容:问题反馈日期、反馈人、问题描述、问题产生背景、问题处理过程及存在问题、资源申请要求、问题解决期限要求。

 E. 可调 用资源能否解决 :直接主管、相关人员收到申请后,可先判断当前可调用的资源能否解决问题,若可以解决,则安排相关资源解决问题;若不可以解决,则将问题升级,向更高一级主管提出资源申请。不论采取何种处理方式,此步骤对各级问题的处理期限要求如下:

 问题级别 处理期限要求 A 级问题 立即、马上处理 B 级问题 6 小时内处理 C 级问题 12 小时内处理 F. 问题升级 :当直接主管、相关人员可调用的资源仍无法解决问题时,可将问题升级,逐级向更高一级主管提出资源申请,直至问题得以安排资源解决。

 G. 安排解决问题资源 :当可调用的资源足以解决问题时,相关主管做出问题解决的资源安排,包括解决问题人员、解决问题所需的设备环境、解决问题的时间资源等。

 H. 问题解决:

 :解决问题人员遵循安排进行问题的解决。此步骤对各级问题的处理期限要求如下:

 问题级别 处理期限要求 A 级问题 立即、马上处理。若不能在当天内解决,则必须每天下班前通报问题解决的进展情况。

 B 级问题 遵循安排处理,在 12 小时内解决问题。若不能在当天内解决,则必须每天下班前通报问题解决的进展情况。

 C 级问题 遵循安排处理,在 48 小时内解决问题。

 I. 解决情况汇报 :问题解决完成后,解决问题人员必须通过邮件的书面形式向公司汇报问题的解决情况,汇报对象包括上述步骤地相关处理人员、客户服务中心总监组,汇报的时间参见本机制中第“4.1 通报级别要求”中的通报时间要求。

 J. 是否需要回复客户 :解决问题人员在向公司汇报问题解决情况的同时,应根据问题的实际情况判断是否需要向客户回复问题的解决情况,若问题需要回复,则解决问题人员填写《技术支持报告》进行解决汇报;否则整理问题解决办法入库。判断的原则为“有求必应”,即对客户反馈的问题必须有回复,通常以下问题都需要进行正式、书面的回复:

 问题级别 问题内容 A 级:非常严重  导致客户系统无法正常使用、使客户日常工作运作停顿的问题;  导致客户要求退货、换货、停止使用系统的问题 B 级:严重  影响客户日常工作,但不致于停顿业务的问题

  客户通过书面形式或向上级主管、业务员投诉的问题 C 级:较严重  客户通过书面形式反馈的问题 D 级:一般  客户反馈的、没有时效性要求的建议性问题 K. 填写、提交对外解决汇报 :对于需要回复的问题,解决问题人员填写《技术支持报告》或《问题建议回复》,并向直接主管提交审核。

  若是单一的重要性问题解决,则填写《技术支持报告》回复;  若是客户通过书面形式反馈的多项问题的解决,则填写《问题建议回复》回复。

 解决问题人员提交问题对外解决汇报的处理期限要求如下:

 问题级别 处理期限要求 A 级问题 问题解决后 8 小时之内 B 级问题 问题解决后 16 小时之内 C 级问题 问题解决后 24 小时之内 L. 审核对外解决汇报 :直接主管审核《技术支持报告》或《问题建议回复》,审核内容包括汇报格式是否恰当、措辞是否得体、相关描述是否正确。对于审核通过的对外解决汇报,则由解决问题人员回复客户。审核汇报的处理期限要求如下:

 问题级别 处理期限要求 A 级问题 收到汇报后 4 小时之内 B 级问题 收到汇报后 8 小时之内 C 级问题 收到汇报后 16 小时之内 M. 回复客户:

 :解决问题人员将审核通过的《技术支持报告》或《问题建议回复》回复给客户。

 N. 整理入库 :在完成解决情况汇报、问题回复后,解决问题人员必须及时将问题整理入库,以便日后备查。

 3.2 D 级问题处理流程 流程图:

 流程描述:

 A.接收问题B.填写建议反馈C.提交信息专员D.提交、反馈建议E.获取建议回复G.回复客户结束F.可接受是否H.整理入库

  E. 获取建议回复:相关部门收到建议反馈后,根据部门工作计划在一周内做出回复,回复意见统一提交给客户服务中心热线部的信息专员。信息专员也应在规定的时间内敦促相关部门提交处理方案。

 F. 判断是否可接受:信息专员对收到的回复意见进行评估,评估内容包括:建议是否被接受、不被接受的原因是否合理、建议解决问题的时限是否符合要求。对于无法满足需求的回复意见,信息专员可通过再反馈的方式要求相关部门重新提交回复意见。

 G. 回复客户:对于可接受的回复意见,信息专员整理后,回复相应反馈人员或客户。若是客户通过书面形式反馈的建议,相应建议接收人必须以《问题建议回复》的形式向客户做出回复。

 H. 整理入库:信息专员对已有回复意见的建议应及时整理入库,完整填写相关信息以便备查。

 A. 接收问题:客户服务中心员工在日常工作中接收到客户反馈的问题建议,可通过直接回复客户建议,也可以通过建议反馈的方式提交客户建议。

 B. :

 填写建议反馈:建议接收者填写《建议反馈表》,提交客户建议。

 C. 提交信息专员:填写完成的《建议反馈表》每周一统一提交给中心热线部的信息专员; D. :

 提交、反馈建议:信息专员收集相关建议反馈,通过查阅《知识库》了解:所提问题是否已经反馈过、是否已经有处理方案。对于曾经反馈、并且已有相应处理方案的问题,信息专员通过电话或电子邮件直接回复反馈问题人员;对于尚未反馈的问题,信息专员需要进一步判断问题是否属于合理问题,只有合理问题才可进行反馈,否则回复相关的反馈问题人员。对于合理的问题,信息专员根据建议的内容与类型,向相关部门提交建议,反馈客户意见。

 合理问题包括:与产品(京华办公自动化系统)有关的问题、与产品无关但合同里要求解决的软件问题;对产品、公司的发展与帮助的问题

 4. 问题通报 要求 问题通报要求是指当问题产生时,相关人员在按照问题处理流程跟进问题解决的同时,必须遵循以下要求进行问题的通报,以确保相关人员及时了解、掌握问题的最新情况。

 4.1 通报级别 要求 问题级别 通报要求 必须的 通报时间 通报对象 A 级:非常严重 必须通报 第一次:问题产生第一时间; 第二次:问题解决后 8 小时之内 直接主管、客户服务中心总监组、客户经理 B 级:严重 必须通报 第一次:问题产生第一时间; 第二次:问题解决后 16 小时之内 直接主管、相关人员、客户服务中心总监组 C 级:较严重 视问题情况通报 第一次:问题产生第一时间; 第二次:问题解决后 24 小时之内 直接主管、相关人员 D 级:一般 无需通报

  注:对于 A、B 级问题,除上表列出必须的两次通报外,解决问题人员若无法在当天解决,还必须在每天下班前通过电子邮件的方式通报问题的解决进展情况。

 4.2 通报方式 与顺序 问题级别 必须的 通报要求 A 级:非常严重 a. 通过口头向直接主管汇报,包括电话汇报、当面汇报; b. 通过手机短信通报给客户服务中心总监组; c. 通过邮件详细描述问题情况。

 B 级:严重 a. 通过邮件详细描述问题情况; b. 通过口头(电话或当面)向直接主管、相关人员汇报并提请资源。

 c. 通过手机短信通报给客户服务中心总监组。

 C 级:较严重 a. 通过邮件详细描述问题情况; b. 通过口头(电话或当面)向直接主管、相关人员汇报并提请资源。

 5. 应用表格 注:应用表格中含有范例。凡是应用表格中蓝色、斜体的内容均需要根据问题的实际情况替换。

 5.1 技术支持报告

 5.2 建议反馈表

 5.3 问题建议回复

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